Елена писал(а):

Смолянинов Александр писал(а):
[Елена, на самом деле это общая карта. каждый из представоленных квадратиков нужно рассматривать как отдельный процесс в котором имеются внутренние потери.


Одна карта на все процессы??? То есть допустим, берем одно предприятие и по нему рисуем одну карту? Но я не представляю себе каких размеров она будет...особенно, если предприятие крупное...То есть она будет не наглядная, на мой взгляд

Он имел в виду, что на одном листе Вы рисуете диаграмму всего предприятия в стиле "получил-проверил-занёс-свёл баланс-сдал в налоговую", а потом на каждом отдельном листе расшифровываете каждый процесс. И так до тех пор, пока не решите, что добрались до элементарных процессов.

Александр Карбаинов писал(а):

Вы рисуете диаграмму всего предприятия в стиле "получил-проверил-занёс-свёл баланс-сдал в налоговую", а потом на каждом отдельном листе расшифровываете каждый процесс. И так до тех пор, пока не решите, что добрались до элементарных процессов.

Тогда еще один момент. По бережливому офису карта процесса - это одно, карта потока - это другое. То есть карта процесса может иметь любую форму и содержит обычные, понятные всем обозначения (квадратики, кубики, стрелочки), она может быть использована в качестве стандарта, так как хорошо отражает последовательность действий, но в ней нет времени. Карта потока - это процесс, вытянутый в одну линию, так как внизу обязательно шкала времени, плюс содержит более специфичные обозначения, особенно карта будущего потока...Нарисовав карты текущего и будущего потоков со шкалой времени мы можем сразу увидеть какой эффект можно достичь...Но...это очень трудоемко...

Вам надо выбрать инструмент.
Инструмент бережливого производства — диаграмма потока создания ценности.
Блок-схема (с ромбиками) — это диаграмма, которая показывает логику процесса.
Можно выбрать нотацию IDEF0 — она показывает взаимоотношения между процессами.
Есть ещё некоторое количество нотаций на эту тему. Довольно много.

Вами необходимо выбрать одну из них, исходя из своих задач. Если есть задача сокращения времени обработки комплекта документов, то это VSM (диаграмма потока создания ценности). Единственное учтите, что эта задача не тождественна задаче сокращения трудозатрат.

Смолянинов Александр писал(а):

Елена, на самом деле это общая карта. каждый из представоленных квадратиков нужно рассматривать как отдельный процесс в котором имеются внутренние потери.


У нас много крупных предприятий, у которых даже самый простой процесс выглядит довольно объемно. Причем на всех предприятиях есть своя специфика...То есть объемы очень большие, а рабочая группа по бережливому офису маленькая...
Как Вы считаете в нашем случае будет правильно запустить анализ существующих процессов сразу по всем направлениям, то есть вовлечь максимальное количество руководителей подразделений и отделов (плюс необходимых специалистов)? То есть параллельно по каждому подразделению нарисовать схемы процессов (упростить, конечно, то, что мы делаем сейчас), выявить потери (насколько получится , предложить мероприятия...Ну и параллельно по всем 5S, стандартизация, графики обучения...На мой взгляд, такой путь быстрее всего приведет нас к цели...

Самый лучший инструмент это тот, которым хорошо владеешь. Мне кажется (конкретно в этом случае), что вам сейчас не надо рисовать вообще никаких диаграмм. Повторяю, я не понимаю пока как в вашем случае выравнивать поток. У вас не линпродакшн, а линконстракшн какой-то, пардон за нецензурные слова.

Соответственно, чтобы планировать время и трудозатраты, надо в каждом конкретном случае знать проект (точный состав и перечень документов) и нормы. А разумных норм без внедрения 5S Вы не получите.
А отсюда, возвращаемся... Вы 5S внедрять уже начали?


Здесь я не претендую на правильность... Но если кто-то считает иначе, нарисуйте какие-нибудь диаграммы и разъясните, что с этими рисунками дальше конкретно делать.

Александр Карбаинов писал(а):

Вами необходимо выбрать одну из них, исходя из своих задач. Если есть задача сокращения времени обработки комплекта документов, то это VSM (диаграмма потока создания ценности). Единственное учтите, что эта задача не тождественна задаче сокращения трудозатрат.

Наша основная задача - взять на обслуживание новые предприятия без увеличения штатной численности...Причем, как я уже говорила, необходимо найти и исключить именно внутренние потери (тем самым оптимизировать процессы и найти резервы, вообщем, сократить трудозатраты, как ни крути)... То есть у нас бережливый офис, наверное, не в чистом виде Ведь философия бережливого офиса, насколько я ее поняла, все-таки в повышении эффективности за счет устранения потерь и уже, как следствие, все остальное...

Александр Карбаинов писал(а):

А отсюда, возвращаемся... Вы 5S внедрять уже начали?

Начинаем...Морально подготовливаем себя и сотрудников

Здесь я не претендую на правильность... Но если кто-то считает иначе, нарисуйте какие-нибудь диаграммы и разъясните, что с этими рисунками дальше конкретно делать.

Я с Вами согласна Осталось только, чтобы согласились все остальные члены рабочей группы Кстати, общаясь на форуме, почерпнула многое...Еще раз спасибо за ответы, это действительно помогает...

На мой взгляд, нам действительно нужны только детальные схемы процессов, которые можно использовать в качестве стандарта. Так как мы стремимся к взамозаменяемости, то эти схемы помогут сотрудникам осваивать смежные участки быстрее и с большей самостоятельностью...Карта потока - это довольно трудоемко, особенно подсчет времени из-за большой вариабельности...То есть она себя не оправдывает в нашем случае, согласна с Александром...

Мы ведь потери выявляем в результате анализа процессов, а не в результате построения карты...Карта помогает только структурировать поток, на мой взгляд...

Елена писал(а):

Мы ведь потери выявляем в результате анализа процессов, а не в результате построения карты...Карта помогает только структурировать поток, на мой взгляд...

Структурирование потока это тоже инструмент анализа с целью выявления потерь.
С его помощью вы можете найти какие-нибудь потери, но скорее между процессами, а не внутри. Не думаю, что у вас таких много, хотя один (лишний документ) мы с вами нашли.
Улучшение процесса это кайзен и 5S. Экономные движения руками, использование горячих клавиш вместо мышки, исключение движений правой рукой далеко влево (например за канцтоварами), какие-нибудь приспособы, быстрое подшитие документов, всё рядом, ничего лишнего, расстановка мебели и т.п.