К картированию пока не приступили. Во всю идет 5С, реализовали сортировку, сейчас реализуем 2-й шаг - "Самоорганизация", внедряем, в частности, правило "15-ти секунд" - любой документ (нормативного срока хранения, ДСП, регламенты, служебки, и т.п.) может быть найден за 15 секунд. Для этого, всем документам, которые были признаны "нужными" присваивается порядковый номер, далее документ подшивается в папку с номером, папка ставится на полку с номером, полка находится в кабинете с соответствующим номером и т.д. Данные заносятся в электронный каталог (обычный Excel). Любой пользователь набрав в поиске номер документа и (или) / название/ дату/ слова из контекста и т.п. получает адрес документа после чего - идет и берет этот документ по указанному адресу хранения. Систематизация документооборота. Это необходимый шаг, который мы не можем пропустить. К тому же внедряем без какого либо насилия - личным примером, убеждением, через демонстрацию практического эффекта - медленней, но эффективней.

Дмитрий Ким писал(а):

Систематизация документооборота. Это необходимый шаг, который мы не можем пропустить. К тому же внедряем без какого либо насилия - личным примером, убеждением, через демонстрацию практического эффекта - медленней, но эффективней.

Вот это вот золотые слова... Лучше меньше, да лучше.

Дмитрий Ким писал(а):

Систематизация документооборота. Это необходимый шаг, который мы не можем пропустить. К тому же внедряем без какого либо насилия - личным примером, убеждением, через демонстрацию практического эффекта - медленней, но эффективней.

Да, это очень интересный подход. Скажите, Дмитрий, а какова численность в этой финансовой службе?

Дмитрий Ким писал(а):

Для стабилизации процессов я начну все-таки с 5S, затем перейдем к картированию. Если Вам интересно мы могли бы делиться здесь промежуточными результатами и обсуждать конкретику - что не так.

Дмитрий, вопрос - Вы планируете картировать детально каждый процесс? Или у Вас иной подход? Мы выбрали именно уровень процессов, чтобы более детально увидеть потери. Но при этом понимаем, что у нас очень много процессов и подпроцессов. После пилотного проекта мы вообще хотели отказаться от составления карт, думали, что просто детально анализируем каждый процесс и пишем мероприятия. Но сейчас все же возвращаемся к картам...Кроме того, мы привлекаем к составлению карт специалистов из анализируемых процессов, а уже затем будем выполнять совместный анализ...
Есть еще одно опасение - как увидеть все потери? Ведь мы все разные, по-разному мыслим...Опасаемся, что при составлении карт именно специалистами могут быть учтены не все детали...При этом рабочая группа, естественно, будет помогать и направлять.

Конечно,будем картировать...
Вы всё правильно делаете, если не знаешь как поступить нужно просто сделать первый шаг, экспериментируйте, то что боитесь и сомневаетесь это тоже хорошо -"подвергай всё сомнению" одно из главных правил любых улучшений, главное при этом не останавливаться - сомневайся но делай! Только практика покажет что хорошо, а что не очень. Главное цель - какую практическую пользу получат участники проекта от всего происходящего? Карта поможет понять где у вас проблемы. Именно для этого, в первую очередь, нужна карта потока -"мы знаем что у нас проблема, но мы не знаем где она", построив карту мы должны получить ответ на этот вопрос, донесите эту мысль до каждого коллеги, убедитесь что вас поняли и хотят поддержать. То что у вас при картировании получается сумбур (как вам кажется) говорит скорей всего о том, что у вас нет потока как такового, это плохо, это тоже проблема, так как мы знаем что любая деятельность наиболее эффективно управляется в потоке - его нужно создавать. Чтобы это сделать, отобразите все "как есть", не пытайтесь притянуть что-то "за уши", рисуйте, если в итоге получится "что попало" это и будет отражение ваших процессов . Но, имея перед глазами такую карту вы сможете увидев проблемы скомпоновать поток, переставляя этапы, процессы, операции, перераспределяя работу между коллегами, проводя перед картой "мозговые штурмы". Если есть уже какая нибудь карта выкладывайте здесь, обсудим. Мы к картированию приступим в первой декаде сентября, прежде я расскажу и покажу как нам дается 5С в офисе и на производстве.

Елена писал(а):

Дмитрий Ким писал(а):
Да, это очень интересный подход. Скажите, Дмитрий, а какова численность в этой финансовой службе?

100 человек (вместе с пероналом на первичке, работающим в структурных подразделениях)

Дмитрий Ким писал(а):

То что у вас при картировании получается сумбур (как вам кажется) говорит скорей всего о том, что у вас нет потока как такового, это плохо, это тоже проблема, так как мы знаем что любая деятельность наиболее эффективно управляется в потоке - его нужно создавать.

Да нет, сумбура нет, на мой взгляд...Ведь процессы у нас довольно неплохо выстроены. Я писала ранее, что у нас внедрен проект быстрое закрытие, и мы реально закрываемся в установленные сроки. У нас постоянно идут проекты по унификации, также по сближению РСБУ и МСФО...

Проблема у нас в другом. Так как мы реально уже сняли (ну или пытаемся снять) очевидные проблемы, то мы решили анализировать очень детально даже не сами процессы, а скорее подпроцессы...Ну, например, возьмем процесс учет расчетов с персоналом по заработной плате...Можно изобразить весь процесс: начисление, удержание, перечисление...Но нам это мало что даст. Поэтому мы картируем отдельно начисления, отдельно удержания, отдельно перечисления...Вернее, начали картировать. Но и это и еще не все...То есть, когда берем процесс начисления з/п, то понимаем, что там есть начисление основной з/п и начисление среднего заработка (отпускные, больничные, гособязанности и т.п.)...Соответственно, начинаем прорисовывать, например, отпускные (от начала формирования отпускного листа до перечисления в банк)...Есть опасения, что можно "утонуть"...Но опять же это только опасения, возможно, что все будет нормально...То есть идея в том, что мы хотим поднять проблемы, как бы изнутри, с самого начала их возникновения...Ну и естественно, если мы видим проблемы на связях между процессами или, что процесс неправильно выстроен - будем однозначно что-то менять...Ваше мнение???

Еще справочно: наша численность 500 человек, процессов очень много (много организаций). Структура довольно плоская, то есть у нас подразделения скомпонованы по направлениям (по участкам учета), то есть, например, учет активов ведется в одном подразделении по всем предприятиям, точно так же, например, учет расчетов с персоналом, ну и т.д.

Елена писал(а):

Соответственно, начинаем прорисовывать, например, отпускные (от начала формирования отпускного листа до перечисления в банк)...Есть опасения, что можно "утонуть"...Но опять же это только опасения, возможно, что все будет нормально...То есть идея в том, что мы хотим поднять проблемы, как бы изнутри, с самого начала их возникновения...Ну и естественно, если мы видим проблемы на связях между процессами или, что процесс неправильно выстроен - будем однозначно что-то менять...Ваше мнение???

Даже не знаю что Вам посоветовать... То что вы делаете, с одной стороны мне напомнило пример приведенный одним из моих коллег, что (во всяком случае до кризиса) на некоторых операциях сборки/подсборки конвейера "Тойоты", стандартизировали движения глаз, что говорит о том насколько совершенны там процессы, что борются уже не за часы и минуты, а доли секунды... Так и Вы сейчас детально (до винтиков) пробуете разбирать процессы в надежде найти проблемы. Боюсь что может не хватить терпения и энтузиазма у Вас и Ваших коллег.
С другой стороны, желание найти проблемы на микроуровне похвально, как мы знаем Таити Оно, выходил из себя, если не мог обнаружить в гембе проблему.
Но у Вас 500 человек!!! И как я понимаю, процессы не столь совершенны как на Тойоте. Наверняка есть более крупные проблемы, решив которые Вы гораздо быстрей получите результат, вдохновив тем самым своих коллег, а к микрокартированию (это лишь моё частное мнение) лучше приступать тогда, когда ценность бережливого производства ни у кого из коллег не будет вызывать сомнения.
По крайней мере я не увидел из вашего описания практической пользы того что вы делаете - во всяком случае я бы не смог (в нынешней ситуации) владея той инфой, которую Вы предоставили убедить коллег заниматься тем что вы делаете.
Елена, задайте себе вопрос - безупречно ли работает в Вашей организации 5С? "Постойте в круге" - посмотрите много ли ходят, ищут, ждут, ваши коллеги? Для этого не нужно строить карту.

Очевидные проблемы, более крупные мы пытаемся снимать без построения карт...И такие проблемы, конечно, есть. И в этом направлении работа, конечно же, проводится. Хотя мы понимаем, что большая часть этих проблем не решится в одночасье, так как в основном это проблемы с автоматизацией и с Заказчиками. Поэтому нам этого мало, так как у нас есть абсолютно конкретная задача взять новые предприятия без увеличения штата. Два года назад, когда начался кризис, у нас было сокращение, поэтому мы ужались тогда очень сильно. Но благодаря тому, что много работы проводится по стандартизации и унификации процессов нам удалось более-менее сбалансироавть рабочую нагрузку, хотя переработки все же есть...Вот поэтому мы и хотим детально проваливаться в каждый процесс, чтобы еще набрать по мелочам какие-то внутренние проблемы (не очевидные), но которые можно устранить своими силами...5S внедряем параллельно. В целом получается. Понравилось Ваше правило "15 секунд" ...

Дмитрий Ким писал(а):

По крайней мере я не увидел из вашего описания практической пользы того что вы делаете - во всяком случае я бы не смог (в нынешней ситуации) владея той инфой, которую Вы предоставили убедить коллег заниматься тем что вы делаете.

Дмитрий, Вы знаете, но практическая польза реально есть...Да карт процессов получается много, но в результате анализа этих карт появляются и мероприятия по устранению потерь...В целом мы уже больше месяца картируем процессы по всем направлениям. Конечно, не все так гладко, но есть очень положительные моменты...При том, что карты строят в основном специалисты по своим участкам учета (при поддержке рабочей группы, конечно)...А уже сам анализ производим совместно: специалисты, руководство, рабочая группа...