Процессный подход, как инструмент все больше становиться интересен многим руководителям и специалистам, вставшим на путь преобразований своих компаний. Многие руководители обращаются за помощью к специалистам, чтобы те рассказали, для чего надо описывать свои процессы и показали, как это делать.

Совсем недавно на нашем предприятии началась работа по описанию внешних и внутренних процессов на примере одной вспомогательной службы. Специалисты (консультанты) предложили нам некую форму (карта описания процесса), куда необходимо вносить поставщиков и потребителей, с их входами и выходами. Работа началась. И начались проблемы. Оказалось, что на деле очень сложно не только сформулировать входы и выходы своего отдела, но и понять, а что будет в результате всей этой работы. Специалисты пытаются больше пробудить людей к действию, чтобы те сами поняли для чего это и зачем. Но толку пока мало. Нашим людям многое не ясно, они хотят конкретики, реальных примеров и реальных результатов.

Подскажите, пожалуйста, если кто-то имеет опыт описания процессов, как у вас проходила эта работа и к чему она привела? Как реагировали на это ваши люди, были ли сомнения у них? И какие у вас в принципе мнения по поводу описания процессов внутри отделов, подразделений предприятия?

Мы занимались описанием процессов.
Я был одним из участников группы. Нас научили как брать интервью и как прорисовывать процессы в схеме. Мы брали интервью у отвественных за процесс, затем рисовали в Арисе. Задача была в том, чтобы описать все процессы в компании с указанием всех взаимосвязей. Степень детализация была разная.
Я, например, описывал процессы бухгалтерии и не погружался в мелочи (каким образом например в 1С делается та или иная проводка), а лишь указывал инициирующее событие, сам процесс с возможными взаимосвязями с клиентами и поставщиками процесса.
Люди реагировали по разному, но независимо от страха сам процесс не меняется, поэтому успокаиваете, и задаете вопросы.
Недавно например мы заполняли форму с описанием бизнес-процессов. Ее уже каждый исполнитель заполнял самостоятельно, причем с указанием в долях всей своей занятости на том или ин ом процессе в течение года. О целях этой работы мы можем только догадываться. Скорее всего проводился сравнительный анализ компаний холдинга.
Цели описания могут быть разные! Какие цели описания у вас, нужно выяснить вам у инициаторов процесса описания.
Скорее всего в холдингах ставят такую задачу, чтобы сравнить процессы одной компании с процессами и другой, затем поставить цели (мол, чтото логистикой у вас занимается слишком много человек, а вот в разработках недобор....).

Павел Коган писал(а):

... Подскажите, пожалуйста, если кто-то имеет опыт описания процессов, ... . И какие у вас в принципе мнения по поводу описания процессов внутри отделов, подразделений предприятия?

Павел, странно слышать такой вопрос от человека, который занимается ЛИН. Вы ведь наверняка составляли карты потоков создания ценности. Это и есть описание ваших процессов. Точнее, один из способов такого описания. Специально разработанный для ЛИН-преобразований. Существуют и другие методики (или нотации), например, SADT, IDEF и многие другие. Предназначенные для других целей, например, функционального моделирования.

Мне кажется, нельзя быть одновременно христианином и мусульманином. Разные парадигмы.

Сергей Жаринов писал(а):

Мне кажется, нельзя быть одновременно христианином и мусульманином. Разные парадигмы.

Тоесть вы считаете, что нельзя заниматься параллельно Лин и ТОС?

Петухов Алексей писал(а):

...То есть вы считаете, что нельзя заниматься параллельно Лин и ТОС?

Нельзя одновременно исповедовать две разные философии. А конкретные приёмы можно брать из разных концепций. Но при этом понимать, как их правильно применять в рамках выбранной философии. Например, если Вы занимаетесь ЛИН-преобразованиями, то от описания процессов в IDEF толку очень мало.

Сергей Царяпкин писал(а):

Какие цели описания у вас, нужно выяснить вам у инициаторов процесса описания.

Вот тут-то и проблема. Инициаторы описания - руководство. Они сообщили вспомогательному процессу (начальники, специалисты), что нужно описать, помочь могут консультанты. Описание процессов должно помочь двигать существующие проекты. Но пока непонятно, чем конкретно может помочь это описание.

Сергей Жаринов писал(а):

Вы ведь наверняка составляли карты потоков создания ценности. Это и есть описание ваших процессов

Карта потоков скорее это описание в большом масштабе, т.е. очень укрупненно. Описание процессов - более детальное описание. Сергей, может и странно слышать, но раньше этим пытались заниматься (около 2-х лет тому назад), но без консультантов. Проблема в том, что описание процессов (входы и выходы) подразумевает дальнейшую работу по согласованию связей. А что такое согласование? А это когда вход моего отдела является выходом у другого отдела, и мы описав свои процессы зафиксировали это как факт и договорились. А договариваются ли? Как согласовать работу между одним и другим отделом? Процессы описали, но дальше работа останавливается, результатов нет.

В книжках ничего подобного нет. Там только разные, достаточно примитивные схемки, модельки, ничего более. Реальных примеров нет. Смутное представление, как все это работает. Мне кажется, что описание процессов еще нераскрытая тема. Поэтому хотел узнать, пробовал ли кто-нибудь описать процесс, что получилось, с какими трудностями столкнулись.