Рустем выше упоминал о сборе предложений в электронном виде через систему документооборота. Я думаю в этом есть толк.
У меня был опыт сбора предложений при разработке и внедрении ERP-системы. Команда участников состояла из сотрудников предприятия - заказчика и сотрудников предприятия – внедренца. Создали Excel файл общего доступа, с определенными механизмами защиты.

В файле были такие колонки: Дата записи, Область (Сбыт, Снабжение, Производство, Финансы, Кадры), Задача/Форма, Тип (Доработка, Настройка, Вопрос, Отчет, Справочники, Права доступа, Ошибка, Справочники, Инструкция), Описание (задачи, требования, ошибки), Компания, Автор, Обсуждение (да, нет), Приоритет, Исполнитель, Исполнение (Делать, В работе, Сделано, Не работает, Отменено, Уточнить), Дата выполнения, Кто тестировал, Примечания.

Файл начал использоваться и стал основным инструментам для координации действий и улучшений (особенно на этапе отладки и внедрения – кайдзен). В итоге накопилось около 1000 замечания и предложений. Была создана атмосфера открытости, когда исполнитель не стеснялся заказчика и записывал ошибки, которые собственно сам сделал (обычно скрывают от заказчиков).

По просьбам могу выложить файл с данными, это будет более наглядно для понимания как все было. Конечно, такая система имеет массу недостатков. Но она работала и во многом помогла нам сплотить людей и вычистить систему от ошибок и недоработок. Думаю, подобную систему сбора и обработки предложений модно применять и в традиционном производстве, не только на проектах. Еще лучше, если система будет с защитой от ошибок ввода и с простым удаленным доступом.

Интересная идея, через Exel собирать предложения, есть система 4i в интернете широко разрекламирована, но мне не совсем нравится шкала оценок предложений по ним якобы можно судить о важности предложений. Лучше всего предложения рассматривать группой и в присутствии автора, в заявлении можно не совсем точно описать улучшение и его просто не поймут и поставят "от балды" оценку предложению.

Excel мощный инструмент. Позволяет делать разного рода, уровня, сложности анализы данных. Собирать предложения в Excel удобно, но только когда есть доступ к компьютеру. В цехах у рабочих нет компьютера, но можно собирать бумажные варианты, чтобы потом внести в электронный вид. Правда это дополнительные затраты. Но идея вести в Excel предложения работников хорошая.
Тем более, можно будет этот файл помещать на общий ресурс предприятия, где к нему может иметь доступ руководитель. Видя у себя в кабинете файл с предложениями, он может не просто выбирать их для дальнейшего обсуждения, но и видеть частоту пополняемости этих записей.

Лучше всего предложения рассматривать группой и в присутствии автора, в заявлении можно не совсем точно описать улучшение и его просто не поймут и поставят "от балды" оценку предложению.

Это верно. Необходимо рассматривать предложения в присутствии автора, чтобы всем было понятно о чем идет речь.

У нас в компании в данный момент действует система подачи предложений в электронном виде, под это дело в Глобале выделен ресурс. Каждый человек, имеющий доступ к компьютеру, может заполнить определенные графы документа и отправить его. Не имеющие доступ к компьютеру подают предложения в бумажном виде менеджеру-координатору своего подразделения, который вносит предложение в систему (отмечая реального инициатора). Председатель Комитета высылает предложения к рассмотрению перед Комитетом за день или два. Комитет собирается 1-2 раза в месяц в зависимости от количества предложений.
В Комитет входят представители разных подразделений: Пр-во, Юристы, ИТ, Продажи, Разработки, Финансы, мен-р по эф-ти.
Недостаток: инициатор на такие Комитеты не вызывается, но в случае необходимости предложение отправляется инициатору на доработку.

По итогам Комитета так же в электронном виде рассылаются задачи соответствующим службам и работникам по каждому предложению.

Начиналось все с бумажных предложений и с ящиков. Затем председатель комитета с АйТишниками разработали данный интерфейс и меньше стало работы с бумагами.

Интересно какая программа используется, раз в месяц рассматривать предложения думаю большой срок, максимум должно быть 1-2 недели. Через месяц уже автору неинтересно участвовать в в подаче прдложений, идеально сегодня подал завтра приняли решение и выдали часть вознаграждения .

Я за электронную систему сбора и обработки предложений. Бумажная система может быть на первом этапе, если у рабочих нет доступа к компьютерам, если слабая IT служба, если предложений мало. Но стремиться нужно к электронной системе.

Плюсы электронной системы:
- Все заинтересованные сотрудники (руководство, инженеры, маркетологи, рабочие) могут видеть появление новых предложений в реальном времени, не дожидаясь собраний комитета. Они могут оставлять свои комментарии, дополнения, вопросы, так, как мы это делаем в блогах и на форумах.
- Любое предложение автор может дополнять, корректировать, в разумных пределах. Все версии должны сохраняться, чтобы избежать недоразумений и конфликтов.
- Предложения классифицируются по нескольким категориям и признакам, что позволяет быстро искать, сортировать и просматривать сходные и взаимодополняющие предложения.
- Формируется хорошая статистика по темам, категориям, рейтинги авторов и т.д.
- Доступ к пулу предложений может стимулировать других участников на развитие уже сделанных предложений – мозговой штурм в виртуальном пространстве.
- Предложения будут иметь статус, который формируется людьми, принимающими решение. Всегда можно видеть: плановую дату рассмотрения любого предложения, резолюцию (доработать, отклонить, принять, срочно реализовывать и т.д.).
- Удаленный доступ позволяющий вносить предложения и комментарии с любого компьютера подключенного через Интернет к системе сбора (из дома, в командировке, с компьютера в учебном классе и т.д.).
- Легко осуществить планирование рассмотрений.
- Предложения можно привязывать (в будущем) к элементу электронной карты процесса, к иерархической схеме изделия (сборка), к классификатору продукции, к подразделениям, к направлениям бизнеса и т.д. Это облегчит анализ предложений, выявит где их много, а где не хватает.
- Руководство может формировать цели, задачи, требования, проблемы, где нужно подключить мозги, где желательны предложения. Это не исключает инициативу с низу, когда рабочим виднее и они сами предлагают изменения.
- Отдельные предложения могут распечатываться и размещаться на досках в цехах.

Минусы электронной системы, которые в будущем можно и нужно устранить:
- низкий уровень компьютерной грамотности (лечится при желании!).
- у рабочих нет доступа к компьютеру (можно подавать на бумаге специальному человеку – оператору системы).

Что еще считаю важным:
- Не допускать излишнюю бюрократизацию.
- Обязательно приглашать авторов на обсуждение. Автор может дать правильную интерпретацию написанным им словам.
- При необходимости в процессе оценки предложений выходить в Гемба с автором (в кабинетах могут быть ошибочные заключения).
- Ставить и совершенствовать систему подачи, обсуждения, принятия и реализации предложений, стремиться к повышению мотивации авторов, к сотрудничеству их между собой.

Посмотрите, сколько денег и усилий тратят предприятия на автоматизацию бухгалтерий. Там ставятся сложные ERP-системы с многочисленными доработками, с периодическим переходом на новые версии. Система сбора и обработки предложений будет на порядки проще, но не менее важной. Я бы не пристыковывал систему сбора предложений к общей системе документооборота. Для начала собирать можно в Excel-таблицу, затем после отладки структуру и выявления основных требований можно реализовать необходимый функционал.

Кстати, Дим, это не является информатизацией производства. Просто со всех компьютеров предприятия и не только (+ через Интернет) сделать доступ к системе. Разместить несколько (в зависимости от масштабов предприятия) компьютеров в помещениях со свободным доступом. Провести небольшое обучение.

Это только кажется, что всё это сложно, что люди темные и не смогут научиться, освоить. Сейчас 21 век и почти в каждом доме компьютер и Интернет, даже у рабочих дети не отстают от остальных. И мы же не хотим оставлять Совок и отсталость. Предложения могут идти не только от рабочих, но и от инженеров, специалистов, руководителей среднего звена, клиентов и поставщиков.

Мой опыт говорит о том, что с информационными системами осваиваются не только АйТишники, но и производственники (конечно, им посложнее).

Дмитрий Стукалов пишет:

Хотя если на предприятии есть толковые программисты можно это задачу красивее решить.

Эх, Дим, как я тебя понимаю. Как везет тем, у кого есть один, а лучше два толковых программиста, нацеленных на результат, понимающих нужды и быстро работающих. Там творятся чудеса. Но как это редко стало, чаще мы видим закрытых от пользователей айтишников, нерасторопных, неряшливых, бесталанных.

Безусловно, нужно идти итерациями. Нельзя сразу создать всеобъемлющую систему. Нужно получить опыт. Частичная автоматизация неизбежна.

Но посмотри другую сторону. Сколько бумажных архивов, в который с огнем ничего не сыщешь, все это просто потери. А ведь мы хотим создавать базы знаний, базы идей. Может отклонили какое-то предложение, к нему можно вернуться через год, легко найти. А в бумагах, если предложений тысячи, мы утонем. Идеи могут быть потеряны.