Автор: Дмитрий Стукалов.

Документ предназначен для использования в процессе решения сложных проблем. Впервые такой документ был разработан в компании Toyota, но постепенно приобрел популярность и на западных предприятиях. Документ позволяет в удобной, структурированной форме отражать всю информацию, возникающую в ходе решения той или иной проблемы. Документ имеет формат A3. В архиве содержатся два варианта документа, предназначенные как для печати на принтерах широкого формата (непосредственно на листах формата A3), так и для обычных офисных принтеров (формата A4). В последнем случае, бланк будет напечатан на двух листах, которые можно склеить между собой.

Для успешного решения проблем, следует придерживаться определенной последовательности действий (приведенное описание так же содержится в архиве).

1. Обнаружение проблемы. Что происходит не так как надо (не идеально)? На этом шаге следует обозначить название проблемы на бланке.

2. Изучение проблемы.

# Наблюдение за деятельностью в ее текущем состоянии.

# Описание текущего состояния.

# Проверка наблюдений, поиск подтверждающих фактов.

# Измерение масштабов проблемы (поиск показателей, характеризующих проблему и их измерение).

# Анализ причин возникновения проблемы. Все ли выполняется так как предписано? Все ли связи между элементами процесса согласованы (четко определены и не требуют вмешательства)? Все ли маршруты перемещения документов и материальных ценностей понятны, прямы и непрерывны?

К этому моменту левая сторона документа A3 должна быть заполнена.

3. Разработка контрмер.

# Описание идеального состояния (как должно быть), обсуждение идей по переходу в идеальное состояние.

# Разработка конкретных мер по улучшению деятельности, связей, маршрутов процесса.

# Вовлечение в процесс улучшения работников, непосредственно ответственных за соответствующие части процесса, получение их мнений, идей, предложений по улучшению.

# Обобщение и документирование целевого (будущего) состояния.

# Разработка плана реализации мер по улучшению: какие меры, кто ответственный, сроки реализации, а также какого результата планируется добиться.

# Количественная оценка планируемого результата.

# Разработка плана контроля достижения результата и анализа возможных отклонений.

К этому моменту должна быть заполнена правая сторона документа A3.

4. Поиск наилучшего решения для всех сторон, задействованных в процессе.

# Принимаемые решения должны получить поддержку всех сторон, задействованных в процессе изменений или тех, которые будут задействованы в будущем состоянии процесса.

# Может потребоваться дополнительное (незапланированное) обучение персонала или даже изменение целевого состояния процесса.

5. Одобрение специалистами.

# Специалисты, обладающие компетенцией в рассмотренных вопросах должны подтвердить, что проблема изучена достаточно глубоко.

# Специалисты должны подтвердить, что были учтены мнения всех работников, задействованных в процессе.

# Специалисты должны одобрить все изменения и способы их реализации.

6. План реализации.

# Лица, назначенные ответственными за выполнение описанных в плане мероприятий получают соответствующие задания и сроки их реализации.

7. Оценка результатов.

# Количественно оцените эффект на запланированную (в поле «Меры по поддержанию результата») дату.

# Если результат существенно отличается от запланированного, найдите причину отклонений.

При подготовке материала была использована презентация Дюрварда Собека (Durward Sobek) "A3 Template" с сайта Lean Enterprise Institute.

Материалы сайта оказались для Вас полезными? Авторы сайта и все члены сообщества будут Вам очень признательны, если Вы поддержите проект в любой, доступной и удобной для Вас форме. О различных способах поддержки портала LeanZone.ru подробно рассказано в статье "Поддержать LeanZone.ru". Поддержав портал Вы будете способствовать повышению популярности ресурса и привлечению более широкого круга посетителей к решению рассматриваемых на сайте проблем.