Материал представляет собой перевод заметки Мишеля Балле (Michael Balle), опубликованной на сайте Lean Enterprise Institute под названием "Is your obeya room used for real learning or as a glorified action plan?"

Уважаемый Гемба Коуч,

Как я могу использовать обея для обучения, а не для управления проектами?

Отличный вопрос - да, большинство обея (obeya), которые я видел, сосредоточены вокруг большого плана и разговоры, в основном  -  "А мы на верном пути? Уложимся ли мы в срок?". В такой постановке вопроса нет ничего плохого, очевидно, кроме как она упускает предыдущую тему  -  "а мы выпускаем нужный продукт / услугу?"

Не удивительно, многие инструменты и методы, которые совершенствовались Тойотой  во-время-работы (on-the-job)  неверно истолковываются как рычаг управления "идите и делайте" (get-things-done),  (хотя, справедливости ради, такое тоже бывает в Тойота). Для того, чтобы спросить себя, в чем смысл обея, давайте вернемся к шагам PDCA, совершенствования во-время-работы (on-the-job development), которым учит нас Тойота:

1. Шаг первый - Подтвердите хосин (hoshin) цели компании и видение, чтобы идентифицировать подходящую работу: работу, которую команды найдут мотивирующей, с вызовом и дарящей чувство достижения.

2. Шаг второй - Выберите работу: здесь два аспекта, мотивация и простор для мысли. Цель мотивации -  сделать так, чтобы работа, которую "обязаны сделать" стала работой, которую "хочется делать." Для того, чтобы это осуществить, пытаются донести смысл миссии, объяснить стандарты и процессы, стремятся к укреплению взаимного доверия и уважения. Простор для мысли, ну да, чтобы люди задумались. Это пространство создается намеками и подспорьем, а не ответами.

3. Шаг три - Мониторинг и направленность на завершенность, в основном об охвате рабочей ситуации, и обучении команд, как справиться с ней, что, опять же включает в себя мотивацию и пространство мышления во множестве PDCA циклов.

4. Шаг четвертый - Дайте почувствовать достижение: оцените результаты, дайте обратную связь, и пусть команда самостоятельно оценит свое собственное развитие с целью поддержки чувства достижения и персонального роста.

Предназначение обея

Как обея достигает своей цели совершенствования в проектах, вместо девальвации в еще один мелочный инструмент контроля и менеджмента? Самое главное,  мы должны удерживать во внимании цель этой комнаты - пространство, чтобы думать и мотивация. Соответственно стены должны поддерживать следующие направления:

1. Вместе увидеть и вместе понять назначение проекта: как мы собираемся удовлетворить заказчиков тем, что мы делаем.

2. Вместе увидеть и вместе понять то, что происходит, как мы преодолеваем препятствия, для того, чтобы укреплять свои убеждения и уверенность друг в друге.

3. Вместе увидеть и вместе понять ключевые метрики, чтобы свериться - достаточно ли мы быстро движемся вперед (и, да, завершение плана проекта является одной из таких метрик, но не единственной).

4. Вместе увидеть и вместе понять, как мы можем создать лучшие условия для успеха, которые, в основном, означают иметь дело с остальной частью организации.

Сегменты обея

Мы, таким образом, можем визуально представить четыре стены обея:

1. Стена заказчика: секция, посвященная заказчику с обратной связью от клиентов,  жалобами клиентов,  анализом предпочтений клиентов и любой другой информацией, которая может дать нам подсказки на то, как наш проект будет приносить дополнительную ценность и поддержку текущему стилю жизни клиента.

2. Стена А3, показывающая как мы решаем проблемы, сконцентрированные на продукте: продукт (или услуга) должны быть в центре и видимы, так что мы все можем увидеть, что именно мы пытаемся построить, что означает концепцию, QFD матрицу, основные свойства и текущее знание A3 о том, чтобы учиться как решать сложные проблемы.

3. Стена метрик: как правило сконцентрирована вокруг большого видимого плана проекта, но включая другие метрики, такие как качество и стоимость, чтобы убедиться, что мы на верном пути.

4. Стена взаимодействий: ни один проект не существует в изоляции, и последняя секция обея посвящена взаимодействию с другими ключевыми функциями и / или поставщиками и управлению координацией внешней среды, часто, опять же, через A3-решение проблем, чтобы учиться как преодолевать препятствия.

Все это не для управления проектами, а для создания пространства, чтобы думать. Ни одна из этих секций не должна быть окончательной, они должны быть динамичными, чтобы поддерживать и питать чувство коллективного взаимодействия и, да, получать удовольствие, особенно если мы работаем с функциям. Заказчики и продукт / услуга должны быть видимы и интуитивно понятны, чтобы быть маяком, ярким лучом светить в центре комнаты, чтобы эффективно подчеркивать, зачем мы здесь, вместе работаем, чтобы мы могли выхватить  мудрые хау (how) и эффективные вот (what).

Оценивая обея

Очевидно, что нет единого пути, чем наполнять обея. Я посетил множество, и все они разные. Обея просто оценить. Когда я нахожусь в ней, то спрашиваю себя:

•  Могу ли я интуитивно получить представление о том, кто заказчики?

•  Могу ли я почувствовать продукт / услугу или результат, который команда пытается достичь? И как я могу увидеть конкретные препятствия, с которыми они сталкиваются? Как они пытаются их преодолеть?

•  Могу ли я с первого взгляда увидеть, в каком  состоянии проект, качество, этапы, затраты?

•  Могу ли я понять окружающую среду проекта и, как команда развивается не только внутренне, но и через границы проекта, к другим ключевым заинтересованным сторонам?

Другими словами, может ли обея навести меня на мысль задуматься более глубоко о ситуации. К сожалению, многие обея взяты из консалтинговых шаблонов и предназначены для управления задачами (как стикеры), без понимания содержания задач. Эти перекрученные версии обея достигают совершенно противоположной цели, чем мы ищем - они быстро становятся еще одним инструментом давления менеджмента и наносят ущерб качеству результатов – гоняясь за тем, чтобы покрыть все цели и задачи. Бррр...

Ответ на ваш вопрос - ваша обея будет пространством для обучения, если вы собираетесь видеть ее  таковой. Если пространство предназначено для создания простора, чтобы думать и мотивации, то оно будет создавать благоприятные условия для команды учиться, расти и чувствовать себя успешным, или,  говоря словами Джона Шука - "учиться использовать ограничения, как  их друга". Если обея предназначена в качестве комнаты для управления проектами, то команда может быть благодарна  возможности провести время вместе и визуализации, которую она предоставляет, однако, скорее всего, она будет сосредоточена на задачах управления, а не на том, чтобы глубже подумать и решать проблемы по созданию ценности для клиента. В конце концов ваше личное отношение к обея и будет определять ее использование, и ее результаты.