Как оптимизировать бумажный процесс на предприятии.


  • Марина
  • Марина аватар
    Автор темы
  • Не в сети
  • Захожу иногда
  • Захожу иногда
  • Больше
8 года 3 мес. назад #39155 от Марина
На предприятии где я работаю, нет системы для рабочих связанных с ведением документации, практически на каждой рабочей зоне имеется компьютер однако вся информация пишется во множество журналов, причем дублируется по нескольку раз. Архивы с документами заполонили все полки. Как можно улучшить эти моменты затрачивая минимум средств?

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


8 года 3 мес. назад - 8 года 3 мес. назад #39156 от Aлександр Вьюшин
Марина, а что в архивах? Возможно выкинуть надо большую часть ? С какой целью и что храните? Какие нормативы хранения?
А что мешает не дублировать информацию ? Для начала объясните коллегам что дублировать не надо, разработайте инструкцию и обучите ей.

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


8 года 3 мес. назад #39160 от Игорь Рыжкин

Марина пишет: На предприятии где я работаю, нет системы для рабочих связанных с ведением документации, практически на каждой рабочей зоне имеется компьютер однако вся информация пишется во множество журналов, причем дублируется по нескольку раз. Архивы с документами заполонили все полки. Как можно улучшить эти моменты затрачивая минимум средств?


Такая проблема не только у Вас существует. Внедрив электронный документооборот, руководители не спешат расставаться с бумажными копиями. У "старых" работников в памяти четко отложилось, что компьютеры зависают или "вдруг что-то с ними произойдет". В конце 90-х начале 2000-х так и происходило. Сейчас всё завязано на компьютерах. Если что и произойдет, то и журналы особо не спасут.
Поэтому надо найти держателя журнала, так сказать "хозяина процесса". Обычно это прописано в стандартах предприятия. А дальше надо вести диалог о внесении изменений в стандарт.

Боишься - не делай, делаешь - не бойся!

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


8 года 3 мес. назад #39163 от Александр Филонов
Бумажная пыль - вредна или нет? ;)

1) Убрать архивы из мест, где дышит ими персонал (натравить Охрану труда :) )
2) Можно высвободить одну из комнат или подешевле нанять какой нибудь склад (аренда офиса все дороже чем подвала). Комнату можно забить доверху (хотя есть требования к хранению архивов)
3) Поставить фотик на штативе и фотографировать заполненные страницы. Журнал делать тонким (на несколько листов). Тогда можно отправлять в архив очень быстро (меньше будет занимать места). Хранить электронные копии вместо бумажных (если это допустимо).
4) Перейти на листки (one piece flow) вместо журналов (потребуется нумерация и идентификация), если это возможно.
5) Нанять неграмотных сотрудников. :) (некому будет заполнять журналы). Надиктовывать информацию на диктофон. :laugh:

...

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


  • Марина
  • Марина аватар
    Автор темы
  • Не в сети
  • Захожу иногда
  • Захожу иногда
  • Больше
8 года 3 мес. назад #39335 от Марина
В архивах хранится все, что связанно с сырьем поступающим на предприятие, причем в стандартах прописан срок хранения архивов 5 лет. При просьбе найти информацию 2-х лет не давности приходиться, искать конкретное сырье от конкретного числа, это вызывает проблему и потерю времени на поиск. "Одного хозяина", для контроля документации выделить не возможно, т.к это непосредственно одна из рабочих моментов связанных с входным контролем сырья (кем я и работаю).

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


8 года 3 мес. назад - 8 года 3 мес. назад #39340 от Александр Филонов

Марина пишет: В архивах хранится все, что связанно с сырьем поступающим на предприятие, причем в стандартах прописан срок хранения архивов 5 лет. При просьбе найти информацию 2-х лет не давности приходиться, искать конкретное сырье от конкретного числа, это вызывает проблему и потерю времени на поиск. "


Как часто Вам приходится решать такие задачи?

Может овчинка не стоит выделки? Просят - будем искать. Хоть 5 лет. :)

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


8 года 3 мес. назад #39363 от Aлександр Вьюшин
Марина, в каком стандарте дан норматив 5 лет? В стандарте предприятия? На каком основнии определен этот норматив?

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


8 года 3 мес. назад #39373 от Александр Филонов

Aлександр Вьюшин пишет: Марина, в каком стандарте дан норматив 5 лет? В стандарте предприятия? На каком основнии определен этот норматив?


Норматив может быть в Законе. Марина даже может об этом не знать. А там - жуть. Тысячи пунктов. :)

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


8 года 3 мес. назад #39378 от Игорь Рыжкин

Александр Филонов пишет: Норматив может быть в Законе. Марина даже может об этом не знать. А там - жуть. Тысячи пунктов. :)


Я с такой фигней столкнулся сейчас в одном из проектов. Мы делаем некое изделие, срок службы которого 30 лет. В ЗАКОНЕ написано, что на протяжении всего этого времени я должен хранить все паспорта. В итоге не хватает места для хранения. Хранить обязательно в бумажном виде. Более того, в конце производственной цепочки контролеры должны выпустить по 5 экземпляров оригиналов паспортов на одно изделие, которые рассылаются в разные инстанции. Женщины с утра до вечера монотонно заносят одну и ту же информацию.

Боишься - не делай, делаешь - не бойся!

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


8 года 3 мес. назад #39380 от Aлександр Вьюшин
Александр, может быть в Законе, а может и нет. Я тоже с таким сталкивался. Всех опросили, перевели документы в сканы, и решили проблему. Все же я считаю надо знать, почему не 30 лет, не год, а 5?

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.

Работает на Kunena форум