Вы когда-нибудь обучали взрослых людей, в возрасте от 20 до 60? Удивительно сложно, не правда ли? И, вы знаете, многое становится ясно. Они не лучше школьников или студентов. Трудные (как дети), неусидчивые, многое не понимают, не хотят. Но ведь невозможно управлять эффективно процессами без анализа статистических данных. Кому-то надо их вводить и обрабатывать.
Для сбора и обработки первичных данных мы выбрали Excel - «простой» и доступный инструмент. Однако этой программой многие не владели. Наблюдалось неправильное использование многих функций. В итоге мы решили обучить Excel большую группу сотрудников собственными силами. Эта заметка о том, как происходило обучение.
В рамках проекта «Бережливое производство» на нашем предприятии особое внимание уделялось качеству продукции и процессам, которые отвечают за качество работы предприятия в целом. Мы заочно, через книги, познакомились с выдающимся консультантом XX века Эдвардом Демингом, который известен, прежде всего, как профессиональный статистик, а позже как новатор учения о менеджменте. После изучения его подходов и идей, «статистическое мышление» стало основой улучшения качества наших процессов.
Повышение качества продукции без понимания проблем в системе невозможно. С помощью Microsoft Excel мы начали набирать статистические данные не только по простоям (заметка «Пример учета простоев производственной линии»), но и по качеству готовой продукции, отгрузке готовой продукции и многие другие. В центре внимания - понять частоту возникновения тех или иных проблем, найти коренные причины проблем, научиться работать со статистическими данными.
Мы все понимаем, что обучение персонала является неотъемлемой частью современного и эффективного управления на предприятиях. В своей заметке, я хотел бы обратить внимание не только на организацию внутреннего обучения взрослых людей (что существенно отличается от обучения школьников или студентов ВУЗа), но и на трудности с которыми пришлось столкнуться в процессе этой работы.
Слабое знание Excel не позволяло нам «приучать» наших людей к более глубокому анализу данных. Массив данных в Excel выглядит сам по себе очень бедно. Что я имею в виду. Отдельно занесенная строчка дает лишь малую информацию о процессе. К примеру, я могу увидеть, когда, кем, с каким показателем был зафиксирован данный случай, но мне не видно картинки в целом. Я не могу проанализировать (без специальных функций) и увидеть более наглядную и детальную информацию. Чтобы изменить ситуацию мы начали с одной стороны, обучать наших сотрудников возможностям работы с программой, а с другой - пытались повлиять на мышление людей.
Мы долго думали, как начать обучение наших сотрудников. Идеи были разные: приглашение внешних консультантов, обучение внутренними силами, специальные выездные курсы. Остановились на внутреннем обучении людей своими силами, без привлечения со стороны. Встал один из главных вопросов: кто будет обучать? По корпоративной почте были разосланы письма сотрудникам, хорошо знающими Excel. В первую неделю никто не отреагировал. На самом деле, начать внутреннее обучение не так просто. Найти человека, который будет работать с группой людей сложно. Многие отказывались не по причине своих малых знаний (они достаточно владели программой), а по причине того, что обучение требует других навыков, времени, контакта с людьми, работы над своими ошибками и многого другого. Автор пишет это только потому, что прочувствовал это все на себе. Занятия проводили два человека, включая меня самого.
Руководство поддержало идею обучения работе в Excel и выделило деньги на создание небольшого компьютерного класса. В помещении конференц-зала был создан компьютерный класс: сдвинуты в линейку столы, на которых разместили 4 купленных компьютера (стационарные) плюс ноутбук. В центре стоял проектор, который выводил с ноутбука лектора картинку программы на экран. Это было очень удобно, т.к. сидящие «студенты» видели визуально, как необходимо работать в программе и сразу повторяли действия за «учителем» на своих компьютерах. Конечно, обучение не ограничивалось только техникой работы в Excel. В процессе обучения выявлялись пробелы в навыках учащихся: начиная созданием папок и заканчивая сохранением и удалением файлов. Да, некоторых сотрудников приходилось обучать и основам работы на компьютере.
Около 50 человек разбили на три уровня: «продвинутые», средний уровень, новички. Это были люди, начиная с генерального директора до мастеров. Среди новичков были такие, которые не работали с компьютером вообще. Самое сложное было - сформировать категории по уровням. Много времени ушло на формирование окончательных учебных групп. Занятия начинались с группами разного уровня подготовки. Из-за разного уровня много времени уходило на помощь, подсказки отстающим. Кто-то убегал вперед (не туда куда нужно и запутывался), кто-то еще не начинал. Многие отвлекалось (на звонки по мобильнику), выходили, иногда не возвращались совсем, ничего не сказав. Когда людей разбили на группы, более подходящие по уровню, то занятия стали немного сглаженными и продуктивными.
В классе одновременно могло заниматься не более восьми человек - по два за компьютером. Но очень редко собиралось сразу такое количество желающих. Идеально, когда занимается один человек за компьютером. Одной из самых серьезных проблем было собрать группу на занятие. График занятий постоянно менялся, т.к., допустим, сегодня мастер мог придти в 14:00, а в следующий раз уже нет, т.к. у него целый день ППР. В связи с этим корректировалось не только время, но и двигались даты, количество людей постоянно менялось. Стандартно набиралась группа из четырех сотрудников, и проводилось занятие в течение двух часов. Индивидуальные занятия были только у топ-менеджеров.
Как я уже говорил, мы учили людей не только нажимать кнопочки и применять те или иные функции Excel. В процессе обучения важно было понять, как люди мыслят, понимают ли они важность своей работы, умеют ли думать абстрактно. Много времени мы уделяли теме вариабельности показателей: времени погрузки, количества примесей в сырье, количества дефектов в продукции и т.д. С помощью сводных таблиц Excel мы учились видеть данные в разных разрезах (кто знаком с этим, понимает). Много времени мы уделили и работе со сводными таблицами, т.к. четко структурированные данные необходимо было анализировать, изучать. И чтобы построить сводную таблицу мы учились подготовить массив данных, правильно структурировать его, учились пользоваться фильтром, сортировать и форматировать данные. Инструмент «диаграммы» позволял нам строить гистограммы (вид графика). По одной оси откладывается значение переменной, а вдоль другой - их частоты.
Как мы знаем, графики всегда служат наиболее мощным и эффективным способом передачи информации, содержащейся в данных. Наш «колокол», как мы его называли (нормальное распределение), показывал степень разброса данных, и помогал нам выявить значительные отклонения. Мы учили людей понимать, какие вариации вызваны определенными причинами, какие «случайны». Мы не гнали лошадей. Ошибки разбирались на месте. Если один из учеников делал ошибку, и я считал, что она яркая для примера, то сразу же выводил ее на общий экран, чтобы разобрать и показать всем, как следует решить ее и не делать впредь. Очень часто я заглядывал в компьютеры учащимся, чтобы проследить успевают они или нет. Это очень важно, иначе кто-то может «выключиться» из обучения, и при этом сидеть тихо и молчать, имитировать работу. Такое обучение, как вы понимаете, не продуктивно.
Более двух месяцев ликбеза. Сотрудники прошли обучение программе Excel и основам компьютерных навыков. В процессе занятий некоторые люди забывали, что давали им на предыдущем занятии. Возможно, это было связанно с недельной паузой, т.к. практически каждый посещал занятия раз в неделю, но скорее всего с нежеланием запомнить, незаинтересованностью и отсутствием самостоятельной работой. После завершения обучения, больше из-за отсутствия практики, люди стали забывать, как построить сводную таблицу, как включить фильтр, применить сортировку и т.д. Приходилось снова показывать и рассказывать непосредственно на рабочих местах. Учить людей - сложная работа. Научить людей - еще сложнее. Главный вывод - гибкость, терпение, уважение к людям. Без этого не добиться результатов.
Комментарии
Паш, неплохая идея - привлечь консалтеров к обучению по экселю! Бальзам на душу Пяткову ;-).
А если серьезно, то процент работников, более-менее прилично владеющих Офисом (т.е. способных построить сводную таблицу в экселе, а в ворде не пытающихся регулировать ширину строки количеством пробелов между словами) примерно равен проценту россиян вообще, более-менее грамотно пишущих по-русски (т.е. выделяющих запятыми хотя бы причастные обороты).
Беда!
Как говорил один человек, "окультуриватьс я надо"!
Однако, в условиях реального производства мы решили отказаться от прямого использования таблиц Excel. Уж очень велика вероятность ненамеренной порчи данных (не туда нажали...). Мы сделали вот как. Файл с данными разбили на два листа. На первом разместили форму для ввода одной позиции данных (несколько полей и кнопка "ОК). На втором листе (защищенном) была размещена собственно таблица. Работники производства заполняли форму, жали ОК и данные при помощи программного скрипта переносились в таблицу. Таблицу они могли просматривать, но изменить не могли. Для отчетов наделали кучу шаблонов на основе внешнего источника данных, тем самым сведя процесс "творческого" подхода к минимуму и существенно его ускорив.
Конечно есть категории работников, которым Excel необходим в полной мере (мастера, учетчики, начальники подразделений). Вот тут-то и требуются неимоверные усилия о которых рассказал Павел.
Дмитрий, про порчу данных вы в самою точку. Очень много боролись с этим. Исправляли ошибки, а иногда даже чуть ли не весь массив данных. Но мы пользовались инструментом "защита листа". Не так, конечно, изящно, как вы написали. Но тоже работало.
RSS лента комментариев этой записи