Внедрение бережливого офиса: обмен опытом


13 года 11 мес. назад #3113 от Дмитрий Стукалов
Елена,

На мой взгляд в вашем случае более пригоден алгоритм оптимизации несколько отличающийся от классического бережливого. Давайте подумаем. Что представляет наибольшую ценность для ваших клиентов? Вовремя и правильно оформленные документы. Причем ключевое слово здесь - "вовремя", поскольку на ошибки у вас практически нет права.

Идем дальше. Итак, главное - время. Чтобы оптимизировать временные затраты вам необходимо точно представлять какая операция сколько времени занимает (нормативная трудоемкость) и сколько времени выполняется реально. Разница покажет ваши потери, в которых уже можно начать разбираться.

Первый шаг - определить нормы выполнения всех видов работ, для чего их надо классифицировать. Классификация должна быть как минимум двухмерной (по трудоемкости и по квалификации, требуемой для выполнения). Это, кстати и первй шаг к построению потока создания ценности.

Втиорой шаг. На основе вычисленных норм создавать ленточный график планового выполнения рабт. Новые задачи встраивать (добавлять) к имеющемуся графику исходя из загруженности работников и сроков исполнения.

Третий шаг. Сравнение план-факт и поиск проблем, связанных с отставанием от графика или с его опережением.

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


13 года 11 мес. назад #3114 от Дмитрий Стукалов
Игорь Юрьевич писал(а):

Ну, а для начала развертывания работы по 5С, можете дать всем почитать статью во вложении.


Игорь, если укажете источник, то я размещу статью в файловом архиве. Неплохое, и, главное, краткое руководство о том как можно разгрести мусор со стола.

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


13 года 11 мес. назад - 13 года 2 нед. назад #3117 от Игорь Рыжкин
Дмитрий Стукалов писал(а):

Игорь, если укажете источник, то я размещу статью в файловом архиве. Неплохое, и, главное, краткое руководство о том как можно разгрести мусор со стола.


Дмитрий, источник к сожалению не помню. Это было напечатано примерно в 2004-05 годах в одной из местных ульяновских газет. Там была ссылка на сайт.
Сейчас набрал первые строчки этой статьи. Данная статья есть на сайте bt-lady.com.ua/index.php?articleID=5424

Боишься - не делай, делаешь - не бойся!

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


13 года 11 мес. назад #3118 от Смолянинов Александр
Елена писал(а):

Мы начали с анализа текущего состояния процессов, выявили время, добавляющее и недобавляющее ценность. Создали карты текущего состояния потока. И сейчас пытаемся разработать мероприятия по устранению выявленных потерь. Но дело в том, что внутренних потерь мало, в основном потери из-за Заказчиков. То есть оптимизировать процесс быстро не получается, а задача именно такая. Что неверно в данном подходе?


Елена, не верен сам подход.
нельзя писать мероприятия просто по карте текущего состояния. Предварительно нужно сделать карту БУДУЩЕГО состояния, то есть описать процессы такими, какими они будут оптимальными с вашей точки зрения. Пусть это станет той картинкой, котороую рисует ваше воображение - компании в которой хотелось бы работать!
И вот тогда, сравнивая вариант нынешнего состояния и того светлого будущего, к которому хотите придти формируйте мероприятия.
Неплохо их разбить на 3 части:
1. Можно сделать сейчас без особых усилий;
2. Требуются либо средства либо время;
3. Долгосрочные, которые потребуют и средств и времени.

Из самих названий следует что в какой последовательности требуется выполнять.
Обязательно напротив каждого мероприятия напишите что оно вам принесёт, какое облегчение в работе вы получите? Сравните, окупит ли оно затраты на реализацию?

И уже с этим идите к руководству объяснять и убеждать.

При построении карты БУДУЩЕГО состояния обратите особенное внимание на задвоение функций сотрудников. Но особое внимание на этапы проверки подготовленной документации. Сколько уровней согласования и утверждения документов!
В идеале проверок качества подготовленных документов не должно быть, т.е. каждый сотрудник офиса, готовящий ту или иную информацию должен полностью отвечать за свою работу. В этом суть бережливого офиса.

А обеспечение сотрудников всеми инструментами для более качественного исполнения своих обязанностей - прямая забота руководства! Это всё что касается деятельности вашей компании от банальных канцтоваров до информации от заказчиков.
Проверьте условия ваших договоров, может там не достаточно ясно объясняется в каком виде должна поступать первичка?

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


  • Елена
  • Елена аватар
    Автор темы
  • Не в сети
  • Захожу иногда
  • Захожу иногда
  • Больше
13 года 11 мес. назад #3123 от Елена
По оформлению первички все регламентировано, влоть до указания, что в какую строку заполнять...
С точки зрения карты будущего потока - то есть Вы считаете, что можно нарисовать поток, который реально можно воплотить в жизнь только в долгосрочной перспективе при соблюдении опять же ряда условий?...Но что нам это даст сейчас? Ведь всех интересуют более ощутимые и реальные горизонты?

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


  • Елена
  • Елена аватар
    Автор темы
  • Не в сети
  • Захожу иногда
  • Захожу иногда
  • Больше
13 года 11 мес. назад #3124 от Елена
Вот к примеру...В идеале нам нужна более совершенная информационная система...Но это такая отдаленная перспектива!!!

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


  • Елена
  • Елена аватар
    Автор темы
  • Не в сети
  • Захожу иногда
  • Захожу иногда
  • Больше
13 года 11 мес. назад - 13 года 11 мес. назад #3127 от Елена
Дмитрий Ким писал(а):

То что в результате картирования потока обнаружено очень мало потерь, должно Вас сильно насторожить - такой результат может быть только в двух случаях:
1) карта потока строилась неверно, хронометраж не объективный, многие потери не учтены.
2) Ваши процессы настолько эффективны что впору заявлять о них как о лучшей мировой практике :)



В нашем пилотном проекте потери, конечно, есть...В основном, это время на отслеживание потока документов (звонки, письма, напоминания заказчикам, что они нам должны предоставить требуемую информацию (опять же согласно приложений к договору оказания услуг). Параллельно идут потери времени из-за несовершенства ИС (многие операции приходится делать вручную, корректировать и т.д.). Как следствие, много времени тратится на контрольные процедуры (проверки). Если этого не делать, то возрастет риск ошибок, что недопустимо. Есть, конечно, и сугубо внутренние проблемы. Их, конечно, будем стараться устранить, как можно быстрее (но в общей массе потерь их все-таки меньше)

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


  • Елена
  • Елена аватар
    Автор темы
  • Не в сети
  • Захожу иногда
  • Захожу иногда
  • Больше
13 года 11 мес. назад #3128 от Елена
Еще...Поделитесь опытом...Как лучше начать внедрять 5S. Кстати, за ссылку большое спасибо! Понимаю, что в нашем случае нужно навести порядок еще и в компах. Чувствую, что будут проблемы с мотивацией сотрудников, ведь бухгалтера - народ организованный и образованный, но зачастую консервативный...

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


  • Елена
  • Елена аватар
    Автор темы
  • Не в сети
  • Захожу иногда
  • Захожу иногда
  • Больше
13 года 11 мес. назад - 13 года 11 мес. назад #3129 от Елена
Дмитрий Стукалов писал(а):

Елена,

На мой взгляд в вашем случае более пригоден алгоритм оптимизации несколько отличающийся от классического бережливого. Давайте подумаем. Что представляет наибольшую ценность для ваших клиентов? Вовремя и правильно оформленные документы. Причем ключевое слово здесь - "вовремя", поскольку на ошибки у вас практически нет права.


Да, Вы правы, что на ошибки у нас права нет...Но по поводу "вовремя" - наши клиенты являются для нас поставщиками информации, то есть они предоставляют первичные документы для отражения их в учете, и они же делают это с нарушениями , как во времени, так и в оформлении...А для нас это ожидание, выяснение, мониторинг и корректировки (если ошибки)...Да мы тоже неидеальные, ошибки есть везде. Но зачастую, потратив время на урегулирование вышеперечисленных моментов, у бухгалтера времени на анализ сделанной работы остается крайне мало...А это и приводит к ошибках...Ну и , конечно, квалификация играет роль, это бесспортно...

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.


13 года 11 мес. назад - 13 года 11 мес. назад #3137 от Дмитрий Стукалов
Елена писал(а):

Но по поводу "вовремя" - наши клиенты являются для нас поставщиками информации, то есть они предоставляют первичные документы для отражения их в учете, и они же делают это с нарушениями , как во времени, так и в оформлении...А для нас это ожидание, выяснение, мониторинг и корректировки (если ошибки)...

Елена, если ваши потери напрямую зависят от ваших поставщиков (клиентов), то, как уже было здесь отмечено, вам не избежать работы с ними. Возможно потребуется гибкость в ценовой политике. Предоставил документы вовремя - сэкономил ваши ресурсы. Делайте такому клиенту скидку или бесплатный расчет чего-нибудь. Или просто оплачивайте доставку документации. И т.п. Клиент должен почувствовать насколько его дисциплина выгодна ему самому.

Елена, а у вас в компании вообще есть уровни квалификации персонала и нормативы на выполнение тех или иных работ?

Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.

Работает на Kunena форум