Внедрение бережливого офиса: обмен опытом
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Дмитрий Ким
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 613
- Спасибо получено: 189
В бухгалтерских фирмах, с теми с которыми мне приходилось сталкиваться, ключевая проблема это неравномерность нагрузки (загрузки) бухгалтеров и связано это в первую очередь с разным уровнем квалификации специалистов, а также с качеством первички.
Для решения первой проблемы необходимо заниматься развитием имеющегося персонала, например сделать матрицу компетенций для каждого сотрудника, как в данном случае:
Матрица может быть реализована в виде таблицы с кружками разделенными на четыре сегмента , сегменты закрашиваются по мере овладения сотрудником дополнительной компетенции.
Например, сотрудник Иванова и её компетенции в НДС -
- закрашен один сегмент - она только учится работать с этим налогом,
- закрашено два сегмента - может работать под руководством наставника,
- закрашено три сегмента - может работать самостоятельно,
- закрашено четыре сегмента - может обучать и быть наставником
И так по каждому блоку, блоки компетенций Вы должны определить самостоятельно добившись консенсуса со всеми сотрудниками.
Матрицы компетенций должны быть увязаны с картами мотивации - чем больше количество компетенций тем выше уровень оплаты.
У каждого сотрудника должен быть личный план обучения и развития компетенций, должна быть стандартизована система аттестации по каждому блоку - комиссия или индивидуальная приемка тестов, экзаменов, в какие сроки, кто инициирует аттестацию и т.д.
По второй проблеме - необходимо стандартизировать работу с Заказчиками, стандартизировать всю первичку, форму, сроки подачи. Папки с документами должны быть также стандартизированы, не кучей сдаваться, а документ к документу, папка к папке, реестр передаваемых документов (как вариант) вложен в прозрачный файл приклееный снаружи папки, порядковые номера в реестре соответствует нумерации документов внутри и т.д.
Для этого Заказчиков нужно тренировать, первое время постоянно объясняя как важно правильно оформлять и вовремя сдавать документы и вместе с ними разработать формат оформления собираемой и передаваемой первички, понимая при этом, каждый раз, когда Заказчик нарушает сроки сдачи документов и требования к их оформлению говорит о том, что Вы не достаточно хорошо их обучили Но бывают конечно и клинические случаи, когда клиент, раз за разом, сознательно делает все как попало, с такими Заказчиками Вы сможете разрывать договора за систематическое нарушение стандартов передачи и оформления документов, без ущерба для собственной репутации.
После того как у Вас будет реализован 5S в офисе, все процессы стандартизированы, можно будет приступить к выравниванию потока - TFM.
Дмитрий Ким
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
Сейчас, когда пробуем применить инструменты бережливого офиса, высшее руководство делает все-таки акцент на поиск внутренних потерь и их устранение, нежели на проблемы с Заказчиками. Но проанализировав, пилотно, два процесса, особых резервов внутри не увидели. Поэтому и ощущение тупика...
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Александр Карбаинов
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 1432
- Спасибо получено: 6
Значит заказчик у вас холдинг, а не эти конторы. Конторы - поставщики.
Если нет рыночных инструментов, не держите чужие проблемы в себе: вываливайте их на голову начальства.
Объясните начальству, что один из основных инструментов lean - выравнивание потока. Потребуйте штрафов с ответственных лиц на местах.
Вставьте в сроки предоставления документов ефрейторский зазор.
Keep it simple, stupid!
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
Если же мы будем пытаться в основном искать резервы внутри себя, то к бережливому офису мы не придем, так? К тому же внутренних резервов не так много, ведь бухгалтерский учет регламентирован, как Законодательством, так и внутренними локальными актами (к тому же у нас проведена серьезная работа по унификации учетных процессов).
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Александр Карбаинов
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 1432
- Спасибо получено: 6
Возможно. Через форум нельзя ответить более определённо.Ок. Спасибо за ответ. То есть, самый верный путь в нашем случае - это воздействовать на предприятия через высшее руководство с целью получения на входе качественной информации.
Почему не придёте? Придёте.Если же мы будем пытаться в основном искать резервы внутри себя, то к бережливому офису мы не придем, так? К тому же внутренних резервов не так много, ведь бухгалтерский учет регламентирован, как Законодательством, так и внутренними локальными актами (к тому же у нас проведена серьезная работа по унификации учетных процессов).
Когда вы к нему придёте, у вас будет математически обоснованная норма работы и тогда можно будет с цифрами обосновывать заказчику свои затраты.
Всё-таки, начните с 5S.
Keep it simple, stupid!
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Дмитрий Ким
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 613
- Спасибо получено: 189
То что касается обязательных (регламентированных законодательством) требований РСБУ или МСФО здесь сложно (но можно) что-то улучшить, а вот что касается внутренних локальных актов, стандартов, процедур, есть одно золотое правило - "все подвергай сомнению", не факт что то что есть - оптимально.К тому же внутренних резервов не так много, ведь бухгалтерский учет регламентирован, как Законодательством, так и внутренними локальными актами (к тому же у нас проведена серьезная работа по унификации учетных процессов).
Чтобы разобраться нужно строить карту потока создания ценности, большую, наглядную, на весь офис (в разделе "файлы", по моему есть пример картирования) . На примере одного из клиентов, возьмите какой нибудь процесс, и опишите его детально с момента получения заказа/пакета первички до момента сдачи отчетности в ГНИ, внебюджетные фонды и т.д. Посмотрите где самое узкое место, где наибольшее потери в человеко-часах - ожидание, перепроизводство, исправление ошибок и т.д.- все восемь видов потерь. Дальше ищите причины этих потерь, устранив которые можно расшить это узкое место, инструменты поиска причин различные от 5 Почему?, до диаграммы Исикавы и Штурм - прорывов.
Я знаю пример, когда в одной крупной энергетической компании требовалось собрать 80 подписей под договорами закупок, на что уходило 270 дней и большинство участников этого процесса считали такую процедуру необходимой.
В процессе картирования выяснится, наверняка, что одно из самых узких мест это коммуникации с Заказчиками - проблемы с качеством и своевременностью поступления первичной документации. Прежде чем показывать готовую карту руководству холдинга чтобы потребовать от них воздействия на Заказчиков, Вам нужно убедится в том, что все процессы коммуникации с Заказчиками стандартизированы, что они актуальны и правильны. Стандартизировано должно быть все - кто со стороны Заказчика какой документ передает, в какое время, каковы требования к оформлению (образец заполненного документа), кто принимает от Исполнителя, кто и что делает в случае отклонений от стандартов и т.д. Стандарты должны быть в обязательном порядке согласованы и утверждены как руководством так и исполнителями с обеих сторон. Очень важный момент - стандарты должны разрабатываться при непосредственном участии тех кто будет их исполнять(с обеих сторон!). Стандарты должны быть простыми, исчерпывающими, хорошо иллюстрированными (фотографии, картинки, схемы, комиксы) и находится в гембе на видных местах.
Для руководства холдинга Вы сможете быть наиболее убедительными если сможете продемонстрировать карту потока, на которой будут наглядно продемонстрированы проблемы своевременности и качества предоставляемой первички и сможете доказать что эти проблемы вызваны нарушением стандартов со стороны Заказчиков. Иначе вместо разбора причин начнется поиск виновных, а так как их (Заказчиков) больше, виновными скорее всего окажетесь Вы
Дмитрий Ким
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Александр Карбаинов
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 1432
- Спасибо получено: 6
Вы просто не знаете многие потери. Причём, для офиса, 5С касается не только рабочего стола и помещения, но и содержимого компьютера. Обычно не находится чего-то глобального. но по мелочи набирается. Копейка рубль бережёт.
5С позволяет систематизировать потери.
В пару к карте текущего состояния потока обязательно составлять карту будущего состояния и план работы по изменениям составлять на основании этих двух карт.
Оптимизировать быстро это кайдзен-блиц. По сути тот же 5С.
Keep it simple, stupid!
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Главная
- Форум
- Форум LeanZone.ru
- Общий
- Внедрение бережливого офиса: обмен опытом