Как оптимизировать бумажный процесс на предприятии.
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Aлександр Вьюшин
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 1813
- Спасибо получено: 508
А что мешает не дублировать информацию ? Для начала объясните коллегам что дублировать не надо, разработайте инструкцию и обучите ей.
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Игорь Рыжкин
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 1992
- Спасибо получено: 178
Марина пишет: На предприятии где я работаю, нет системы для рабочих связанных с ведением документации, практически на каждой рабочей зоне имеется компьютер однако вся информация пишется во множество журналов, причем дублируется по нескольку раз. Архивы с документами заполонили все полки. Как можно улучшить эти моменты затрачивая минимум средств?
Такая проблема не только у Вас существует. Внедрив электронный документооборот, руководители не спешат расставаться с бумажными копиями. У "старых" работников в памяти четко отложилось, что компьютеры зависают или "вдруг что-то с ними произойдет". В конце 90-х начале 2000-х так и происходило. Сейчас всё завязано на компьютерах. Если что и произойдет, то и журналы особо не спасут.
Поэтому надо найти держателя журнала, так сказать "хозяина процесса". Обычно это прописано в стандартах предприятия. А дальше надо вести диалог о внесении изменений в стандарт.
Боишься - не делай, делаешь - не бойся!
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Александр Филонов
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 6616
- Спасибо получено: 714
1) Убрать архивы из мест, где дышит ими персонал (натравить Охрану труда )
2) Можно высвободить одну из комнат или подешевле нанять какой нибудь склад (аренда офиса все дороже чем подвала). Комнату можно забить доверху (хотя есть требования к хранению архивов)
3) Поставить фотик на штативе и фотографировать заполненные страницы. Журнал делать тонким (на несколько листов). Тогда можно отправлять в архив очень быстро (меньше будет занимать места). Хранить электронные копии вместо бумажных (если это допустимо).
4) Перейти на листки (one piece flow) вместо журналов (потребуется нумерация и идентификация), если это возможно.
5) Нанять неграмотных сотрудников. (некому будет заполнять журналы). Надиктовывать информацию на диктофон.
...
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Александр Филонов
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 6616
- Спасибо получено: 714
Марина пишет: В архивах хранится все, что связанно с сырьем поступающим на предприятие, причем в стандартах прописан срок хранения архивов 5 лет. При просьбе найти информацию 2-х лет не давности приходиться, искать конкретное сырье от конкретного числа, это вызывает проблему и потерю времени на поиск. "
Как часто Вам приходится решать такие задачи?
Может овчинка не стоит выделки? Просят - будем искать. Хоть 5 лет.
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Aлександр Вьюшин
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 1813
- Спасибо получено: 508
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Александр Филонов
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 6616
- Спасибо получено: 714
Aлександр Вьюшин пишет: Марина, в каком стандарте дан норматив 5 лет? В стандарте предприятия? На каком основнии определен этот норматив?
Норматив может быть в Законе. Марина даже может об этом не знать. А там - жуть. Тысячи пунктов.
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Игорь Рыжкин
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 1992
- Спасибо получено: 178
Александр Филонов пишет: Норматив может быть в Законе. Марина даже может об этом не знать. А там - жуть. Тысячи пунктов.
Я с такой фигней столкнулся сейчас в одном из проектов. Мы делаем некое изделие, срок службы которого 30 лет. В ЗАКОНЕ написано, что на протяжении всего этого времени я должен хранить все паспорта. В итоге не хватает места для хранения. Хранить обязательно в бумажном виде. Более того, в конце производственной цепочки контролеры должны выпустить по 5 экземпляров оригиналов паспортов на одно изделие, которые рассылаются в разные инстанции. Женщины с утра до вечера монотонно заносят одну и ту же информацию.
Боишься - не делай, делаешь - не бойся!
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
- Aлександр Вьюшин
- Не в сети
- Живу я здесь
- Сообщений: 1813
- Спасибо получено: 508
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.